Web-blog Stage 2011 Imtech building services

Marc van Willigen
SMB Student Hogeschool Rotterdam
0837255

Week 36 (crediteuren afdeling)

Maandag 5 september:

De dag begon met een kennismaking, de collega’s werden voorgestelt en kreeg een werkplek toegewezen wat bestaat uit een blok van 4 bureau’s. Toen ik eenmaal zat kwam de afdelingschef zich voorstellen waar ik vervolgens een gezellig praatje mee maakte.

Toen begon het echte werk, er moesten facturen geboekt worden. Een vrouwelijke collega genaamd Lieke vertelde hoe het moest en had het al snel onder de knie. Toen het eenmaal geboekt was, moest k het vervolgens archiveren.

Dinsdag 6 september:

Dinsdag begion ik de dag met het boeken van een aantal facturen, daarna moest ik een aantal facturen opzoeken en een kopie van maken, 600 facturen om precies te zijn. Hier ben ik wel een tijdje zoet mee geweest.

Woensdag 7 september:

Woensdag ging ik weer verder met het opzoeken van de 600 facturen, halverwege de middag was ik er klaar mee en ging ik aan de opdracht voor school beginnen.

Donderdag 8 september:

Op donderdag ging ik verder met het registeren en het doorboeken van facturen. Ik ging vandaag ook telefoontjes behandelen, daarbij horen diverse werkzaamheden zoals het oplossen van probleemfacturen.

Vrijdag 9 september

Was het zelfde als donderdag.

Week 37 (crediteuren afdeling)

 Maandag 12 september

Het boeken van facturen en aan de opdracht gewerkt

Dinsdag 13 september

Het boeken van facturen en aan de opdracht gewerkt

Woensdag 14 september

De dag begon met het boeken van facturen. Ik had aangegeven bij m’n stagebegeleider of ik aanwezig mocht zijn bij vergaderingen en werkoverleg. Dit was geen enkel probleem, toevallig, er stond vandaag een  vergadering op de planning voor de afdeling crediteuren. Ik vond dit zeer interessant en heb er zeker wat van geleerd. In het vervolg mag ik elk werkoverleg bijwonen. Inhoudelijk zal ik hier niet op ingaan.

Donderdag 15 september

Facturen gesorteerd op verstegingen, en kijken of alles klopt qua. Ordernummers/factuurbedragen/BTW groepen etc. Daarna de facturen verstuurd naar diverse vestegingen in heel nederland.

Vrijdag 16 september

Ik moest vandaag facturen uitzoeken, indien afkeuren en afkeurbrieven typen/archiveren en versturen. De gegevens van de factuur moesten volledig en kloppend zijn.

Week 38 (crediteuren afdeling)

 Maandag 19 september
Ik moest vandaag facturen uitzoeken, indien afkeuren en afkeurbrieven typen/archiveren en versturen. De gegevens van de factuur moesten volledig en kloppend zijn.

Dinsdag 20 september

Moest vandaag de aanmaningen behandelen. Eerst vindt er een voorselectie plaats, er word gesorteerd op bedragen en datums. Daarna kijken of ze in het systeem voorkomen en verder behandelen

Woensdag 21 september

Moest alle N-brieven archiveren, die ik afgelopen week had gemaakt. N-brieven zijn brieven die gemaakt worden naar aanleiding van incomplete facturen en worden verstuurd naar de leverancier zodat zij de factuur kunnen aanpassen zodat imtech ze alsnog kunt registeren en zorgen voor betaling.

Donderdag 22 september

Moest alle N-brieven archiveren, en een lijst met kopiefacturen goedkeuren en kopieren. Voordat de facturen worden betaald moet er eerst gekeken of de facturen kloppen en krijgen uiteindelijk een akkoord voor betaling

Vrijdag 23 September

Vrij

Week 39 (crediteuren afdeling)

Maandag 26 september, Dinsdag 27 september, Woensdag 28 september, Donderdag 29 september

Kreeg de opdracht om met een collega een leverancier genaamd Technische Unie onder de loep te nemen en kijken of de facturen wel correct waren ingeboekt. De crediteuren afdeling bestaat uit Beheer en onderhoud, en Nieuwbouw en renovatie. De facturen worden wel eens op de verkeerde afdeling geboekt. Ik moest dit uitzoeken en zonodig correcties maken, crediteren en weer correct inboeken

Vrijdag 30 september
Schoolopdracht gewerkt (interne analyse)

Tussentijdse beoordeling: Gemiddeld voldoende, zijn tevreden over hoe ik te werk ga.

Week 40 ( salarisadministratie)

Maandag 3 oktober t/m vrijdag 7 oktober

Urenregistratie is het controleren en registeren van de gewerkte uren van medewerkers ( Imtech ). Elke werknemer moet een weekstatus inleveren, is niets anders dan een document dat aangeeft hoeveel uren je per week hebt gewerkt. Elke vestiging van Imtech in Nederland stuurt via post,mail,fax hun weekstatus naar Capelle. Wij controleren of de weekstaten goed zijn ingevuld en boeken ze uiteindelijk door.

Werkzaamheden die ik heb verricht tijdens de stage bij urenregistratie zijn;

- Uren controleren
- Weekstatus registreren

Week 41 (crediteuren afdeling)

Maandag 10  oktober

Heb ik me bezig gehouden met de afgekeurde brieven en het afhandelen bij de leveranciers. Wordt regelematig gebeld door diverse leveranciers die brieven krijgen omdat de facturen niet zijn goedgekeurd ivm niet het juiste ordernummer of tenaamstelling, geen werkbon etc.

Dinsdag 11 oktober

Facturen ingeboekt. Ik mocht meekijken met een betaling die werd uitgevoerd. Dit moet correct gedaan worden aangezien er soms betalingen plaats vinden van een paar miljoen.

Woensdag 12 oktober

Het behandelen van afgekeurde facturen. Er was vandaag een vergadering waar ik aanwezig mocht zijn, over een nieuwe methode die in januari gaat plaats vinden. Namelijk het scannen van facturen dan word alles automatisch in het systeem gezet ipv handmatig invoere.

Donderdag 13 oktober
vrij

Vrijdag 14  oktober

Moest vandaag de aanmaningen behandelen. Eerst vindt er een voorselectie plaats, er word gesorteerd op bedragen en datums. Daarna kijken of ze in het systeem voorkomen en verder behandelen

Week 42 (crediteuren afdeling)

Maandag 17 oktober

Het behandelen van inleenfacturen. Dit zijn facturen die afkomstig zijn van uitzendbureau’s/deatcheringsbureau’s etc. Imtech heeft dit soort mensen in dienst en deze facturen worden apart behandeld.

Dinsdag 18 oktober

Het goedkeuren van facturen. De facuren worden per vestiging verstuurd om vervolgens goedgekeurd te worden. Bedragen/btw-productiegroepen/ordernummers/pakbonnummers etc. moeten allemaal kloppen. Vaak moet er gebeld worden om te overleggen met diverse contactpersonen en inkopers.

Woensdag 19 oktober

School opdracht gewerkt

Donderdag 20 oktober
vrij

Vrijdag 21 oktober

Week 43 (crediteuren afdeling)

Maandag 24 oktober

Dinsdag  25 oktober

Woensdag 26 oktober

Donderdag 27 oktober

Vrijdag 28 oktober

Week 44 ( vrije dagen ingehaald)

Maandag 31 oktober

Schoolopdracht gewerkt ( Confrontatie + conclusie )

Dinsdag 1 novmember

Schoolopdracht gewerkt ( Aanwezigheidregistratie + weblog )

Woensdag 2 november

Schoolopdracht gewerkt ( lay out )

Persoonlijke ervaringen/meningen

Begeleiding

Mijn stagebegeleider was Kees van dam, daar heb ik veel te maken mee gehad. Ik zat naast hem, de begleiding was hierdoor goed. Kon altijd vragen stellen en werd voldoende tijd aan besteed.

Verwachtingen

Mijn verwachtingen waren wel wat anders. Ik hoopte veel bij te leren. Wat enigsinds wel is gelukt, maar niet helemaal. Dit had ook te maken met de situatie op de afdeling dat het niet goed ging. Waardoor ik niet veel HBO waardige werkzaameden kon uitvoeren, maar gelukkig wel bij diverse vergaderingen aanwezig mocht zijn. Dit was voor het enige leerzame.

Ik kreeg wel te weinig tijd voor mijn schoolopdracht, mocht er 2 uur aan werken in de week. Wat gewoon te weinig was. Uiteindelijk ben ik hier wel creatief mee omgegaan.

Conclusie

Na 8 weken stagen te hebben gelopen bij Imtech Building Services in Capelle, ben ik weer een ervaring rijker, waar ik zeker heel veel zal aan hebben voor het kiezen van een vervolstage. Volgende keer probeer ik beter op zoek te gaan naar een stageplaats en de bedoeling van de stage uitvoerig te bespreken. Zodat het duidelijk is wat de bedoeling is

Ik heb op gebied van administratieve werkzaamheden een hoop geleerd die zeer belangerijk zijn bij hebben van een eigen ondernemening.